Utting am Ammersee – Die Siemens-Betriebskrankenkasse (SBK) ist Deutschlands größte Betriebskrankenkasse und gehört zu den 15 größten Krankenkassen überhaupt. Der bundesweit tätige Versicherer betreut über seine ca. 115 Geschäftsstellen und mit ca. 1.300 Mitarbeitern mehr als eine Million Menschen. Um alle eingehenden Dokumente effizienter bearbeiten zu können, digitalisierte und vereinheitlichte das Unternehmen seinen Posteingang.
Rund 10 Millionen Dokumente mit 25 Millionen Seiten gehen jährlich bei der Siemens-Betriebskrankenkasse (SBK) ein – überwiegend als Papier, zunehmend aber auch elektronisch per E-Mail: Abrechnungen für ärztliche Behandlungen, Kuren und Reha, Arbeitsunfähigkeitsnachweise, Fragebögen zum Versichertenstatus etc. Diese Unterlagen schnell und effizient zu erfassen, zu indizieren, den richtigen Dokumentenkategorien zuzuordnen und an die zuständige Fachabteilung zur Bearbeitung weiterzuleiten, war in der Vergangenheit eine mühselige und teure Angelegenheit.
Alle Belege mussten die Sachbearbeiter selbst und manuell registrieren, klassifizieren und gegebenenfalls ergänzen, falls Angaben fehlten oder nicht korrekt waren.
Ziel war es deshalb, ein professionelles Input-Management-System zu etablieren, welches den Posteingang digitalisiert, automatisiert und einen zentralen Dokumentenzugriff mit Anzeige des aktuellen Bearbeitungsstatus ermöglicht.
In enger Zusammenarbeit mit InovoOlution, einem Spezialisten für Input-Management, analysierte die SBK die bestehenden Prozesse und entwickelte ein Konzept für die Automatisierung der Posteingangsverarbeitung.
Technologisches Kernstück ist die Software-Lösung NOVO Mail von InovoOlution. Heute werden alle eingehenden Belege gescannt, automatisch an das neue System übergeben, welches diese klassifiziert und an die nachgelagerte Sachbearbeitung elektronisch weiterleitet. Der gesamte Prozess vom Scannen bis zum Export in das Zielsystem dauert nicht länger als zwei Minuten.
Insgesamt liegt die Automatisierungsquote bisher bei 70 Prozent – ein sehr guter Wert angesichts von 500 Dokumententypen, mit denen es die SBK zu tun hat.
Die Vorteile des neuen Systems zeigen sich vor allem in den Bereichen Abrechnungsmanagement, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Familienbestandspflege.
Beispiel Abrechnungsmanagement
80 verschiedene Dokumententypen gibt es hier:
Abrechnungen für Kur- und Krankenhausaufenthalte, Rehabilitationsmaßnahmen, Ultraschall-Screening, um nur einige zu nennen. Die Dokumente werden zunächst einseitig in Farbe gescannt und anschließend vom System klassifiziert und an die Sachbearbeitung übergeben. Dazu liest die Software die Daten aus und ordnet sie der entsprechenden Versicherungsnummer zu. Früher mussten die Mitarbeiter der Poststelle das Schriftstück erst lesen, bevor sie einen Vorgang anlegen konnten.
Anders heute: Jeder berechtigte Mitarbeiter kann den Vorgang elektronisch abrufen und den aktuellen Bearbeitungsstatus einsehen – nicht nur die Mitarbeiter des zentralen Abrechnungsmanagements, sondern auch die Berater vor Ort.
Ralf Bayer, Bereichsleiter IT Service- und Projektmanagement, Siemens-Betriebskrankenkasse:
„Die Kombination aus produktneutraler Beratung und fundiertem Technologie-Knowhow hat uns überzeugt. Von der Analyse der Bestandsprozesse, über ein Proof-of-Concept bis zur Inbetriebnahme der neuen Lösung inkl. Schulung der Mitarbeiter hat uns InovoOlution kompetent bei der Umsetzung dieses anspruchsvollen Projekts begleitet“